الخميس, أغسطس 11, 2022ما هو WhatsApp Business؟

دراسة حالة نظم معلومات الموارد البشرية MOMIRI، LLC

وصف الوظيفة والمواصفات لمدير نظام معلومات الموارد البشرية

هناك طريقة واحدة لتقييم طبيعة وأهمية وظيفة معينة أو المنصب في المنظمة هو فحص الوصف الوظيفي والوظيفة ومواصفات هذا المنصب ، حيث يخبروننا ما هي الأنشطة والواجبات والمهام التي يقوم بها شاغل هذا المنصب وكذلك المعرفة والمهارات والقدرات المطلوبة لأداء الوظيفة.

ما يلي هو إعلان حقيقي عن مسؤول HRIS. وقد نشرته شركة كبيرة في موقع الويب الخاص بالجمعية الدولية لإدارة معلومات الموارد البشرية (www.ihrim.org).

عنوان الوظيفة : مدير نظام معلومات الموارد البشرية

المستوى الوظيفي: ذو خبرة (+5 سنوات) ، بدوام كامل

يقدم تقاريره إلى: المدير العام لعمليات الموارد البشرية

ملخص الموقف

MOMIRI، LLC هي شركة مملوكة من قبل سكان ألاباما ، تقدم خدمات مشتركة خدمات لعائلة شركات MOMIRI والتخطيط والاحتضان الجيل القادم من الشركات التي تخدم العملاء الفيدراليين والتجاريين. وتقدم تلك شركات الخبرة الأساسية في مجال الاتصالات والمعلومات والتكنولوجيا ، تطوير المنتجات ، إدارة البرامج الرئيسية ، المصدر المفتوح البرمجيات وإدارة الإنشاءات وعمليات المرافق والعمليات والدعم.

تدرك شركات MOMIRI أن موظفي الجودة هم مفتاح النجاح. وتدرك ايضا ضرورة توفير حزمة مزايا ممتازة ، وبيئة عمل احترافية ، والقادة المتميزون .وجميعها مفاتيح للاحتفاظ بالكفاءات في هذا المجال.

الواجبات الأساسية والمسؤوليات

- يوفر المساعدة التقنية لموظفي الموارد البشرية رفيعي المستوى والإدارة في العديد من برامج الموارد البشرية لتشمل علاقات الموظفين ، والتعويضات ، وسياسات واجراءات الشركة وبرامج الإعاقة ، قوانين العمل الفيدرالية وقوانين الولايات ، والإجراءات المتعلقة بشئون الموظفين حسب الحاجة.

- يدعم ويحافظ على نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) بالإضافة إلى الأنظمة الأخرى التي تدعمها إدارة تطبيقات المؤسسة.

- يعمل كنقطة اتصال فنية لمجالات وظيفية معينة ويساعد الخبراء المتخصصين في ضمان سلامة البيانات واختبارها وتحديد تغييرات النظام وكتابة التقارير وتحليل تدفقات البيانات لدعم فرص التحسين.

- يدعم نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) وتشمل التحديثات واختبار أنظمة المؤسسة الأخرى وغيرها من المشاريع الفنية على النحو المحدد.

- تقديم توصيات بإدخال تحسينات على العمليات المرتبطة بخدمة العملاء ، يقترح حلول مبتكرة والتغييرات في السياسة المتبعة بالعمل

- يعمل كحلقة وصل للأنظمة الرئيسية مع الإدارات والعمليات الأخرى التي تهم أصحاب المصلحة (على سبيل المثال ، كشوف المرتبات).

- يكتب ويحافظ ويدعم مجموعة متنوعة من التقارير أو الاستفسارات التي تستخدم أدوات الإبلاغ المناسبة.

- يساعد في تطوير التقارير القياسية لاحتياجات العملاء المستمرة.

- يحافظ على سلامة البيانات في ATS و HRIS وأنظمة المؤسسات الأخرى بواسطة تشغيل الاستعلامات وتحليل البيانات وتدقيقها بالكامل عبر جميع ادارات الموارد البشرية.

- إجراء عملية التعيين الجديدة قيد المعالجة لتشمل تدريب الأنظمة لإدخال معلومات الموظف الجديد في Cost point.

- يجري إنهاء المعالجة لتشمل دخول معلومات الموظف في Cost point والإبلاغ عن بيانات التناقص.

- تطوير إجراءات المستخدم والمبادئ التوجيهية والوثائق المتعلقة بالموارد البشرية

- تدريب مستخدمي النظام على العمليات / الوظائف الجديدة.

- يوفر أدوات وموارد الموارد البشرية للإدارة والموظفين للمساهمة في تحقيق أهدافهم وغاياتهم.

- يعالج إجراءات الموظفين (التعيينات ، والإنهاءات ، والأجور وتغييرات الملكية ،الترقيات وحالة التوظيف وما إلى ذلك) لتضمين إدخال البيانات في نظام معلومات الموارد البشرية.

- يساعد في المشاريع الخاصة المتعلقة بالموارد البشرية ويوفر التدريب للآخرين الموظفين على النحو المطلوب.

- يؤدي مهام أخرى كما تم تحديدها.

متطلبات

المعرفة والمهارات المتخصصة

- خبرة في العمل مع قوى عاملة متعددة المواقع.

- معرفة بقوانين العمل الفيدرالية وما يتصل بها

المهارات

- مهارات الكمبيوتر المتقدمة على مستوى الخبراء.

- مهارات اتصال وعرض تقديمي شفهي وكتابي ممتازة.

- مهارات مميزة في التعامل مع الآخرين.

- مهارات مميزة في إدارة الوقت وتحديد الأولويات

المؤهلات

- درجة البكالوريوس في الموارد البشرية و / أو ما يعادلها من الخبرة المهنية.

- 3-5 سنوات خبرة تقنية HRIS في الموارد البشرية المهنية

- موجه ذاتيًا وسريع الاستجابة وموجه نحو التفاصيل.

- القدرة على الحفاظ على السرية المطلقة في جميع المسائل التجارية.

- الخبرة التعاقدية الحكومية ميزة إضافية.

كيف يساعد هذا المنصب وظيفة الموارد البشرية لتصبح شريكًا استراتيجيًا في المنظمة؟

انطلاقاً من مركز ادارة الموارد البشرية باعتبارها شريك استراتيجياً، فإن المنصب الحالي قادر على تحقيق هذا الدور بناء على وظائفه التي تسهم اسهاماً فاعلاً في تعزيز المعايير والشروط المرتبطة بتحقيق الشراكة الاستراتيجية للموارد البشرية والتي ترتبط ارتباطاً وثيقا برأس المال الفكري والموظفين باعتبارهما اصل استراتيجي وميزة تنافسية في تحسين الاداء الوظيفي، ويمكن توضيح ابرز الجوانب التي سوف يساعد المنصب من خلالها في تحقيق الشراكة الاستراتيجية للموارد البشرية، بناء على الآتي:

تخطيط القوى العاملة

وتتضمن الية تخطيط القوى العاملة ما يلي:

تحليل الاحتياجات الحالية من القوى العاملة وماهية المؤهلات والمهارات المطلوبة، والقيام بتقديم معلومات متكاملة حول بيانات الوصف الوظيفي، اضافة إلى ذلك تحديد البيانات والمعلومات التي تساعد المؤسسة على توظيف أكثر فعالية، فاختيار الموظف المناسب للدور المناسب يساهم في زيادة إنتاجية العمل، خفض معدل دوران الموظفين، تقليل معدل الغيابات.

التنبؤ بالاحتياجات المستقبليةـ، حيث يساعد المنصب الحالي في التنبؤ باحتياجات المنظمة للعمالة المستقبلية وماهية الوظائف التي ستحتاجها الشركة.

التوظيف للكفاءات:

سيساعد المنصب الجديد في إمكانية تعيين الموظفين المناسبين من خلال مواءمة قيم الشركة مع استراتيجية التوظيف الخاصة بها، كما هو موضح في المنصب، فإن الكفاءات المتطورة للقوى العاملة وصلتها بالعمل الأساسي التنظيمي تمكن أيضًا الموارد البشرية من أن تصبح شريكًا استراتيجيًا.

تلبية احتياجات التدريب

من شأن ادارة نظم المعلومات في الموارد البشرية تحديد الاحتياجات التدريبية تلقائياً من خلال قاعدة البيانات المصممة لذلك، وبالتالي تسهيل ادارة التدريب وتحليل احتياجاته، مع تقديم صورة متكاملة حول الاجراءات التدريبية الالزامية والاختيارية وطبيع ونوع الانشطة الخاصة فيها.

ادارة وتقيم الاداء

لاشك بأن تخزين بيانات الاداء وتقيم العاملين ومعدل الإنتاجية، من الامور التي تجعل الشركات تتحقق من مستوى الاداء لديها لهذا فإن ادارة نظم المعلومات، من شأنها الاشراف والادارة على قاعدة البيانات الخاصة بكافة هذه المهام وبالتالي سهولة معرفة النتائج وماهية الفروق بين الاداء المطلوب والاداء المحقق، مما يعني ذلك سهولة مراقبة الاداء اولاً بأول وتصحيح الانحرافات ايضاً، وبالتالي المساهمة في تحقيق الاهداف الاستراتيجية للمنظمة.

ادارة التعويضات

إن الاحتفاظ بالسجلات غير كافة، ولا يؤدي ذلك لأي قيمة استراتيجية، لهذا يقول كارلي “الهدف هو تحويل البيانات إلى معلومات والمعلومات إلى نظرة ثاقبة”. هذا ينطبق أيضا على الموارد البشرية. استراتيجية التعويضات: تضم استراتيجيات الرواتب و الأجور و المزايا الوظيفية و الحوافز و توضع بشكل

التكامل بين الادارات:

نظرًا لأن إدارة نظام معلومات الموارد البشرية تعمل كحلقة وصل للأنظمة الرئيسية مع الأقسام الأخرى مثل كشوف المرتبات، يمكن لإدارة نظام معلومات الموارد البشرية أيضًا مساعدة الإدارة الأخرى وبناء علاقة تكامل بين الموارد البشرية والإدارة الأخرى. يمكن أن توفر هذه العلاقة الشركة على وضع وتنفيذ أهدافها الاستراتيجية من خلال توفير بعض المعلومات المفيدة للموظفين.

تعزيز عمليات اتخاذ القرار:

كيما تكون ادارة الموارد البشرية شريكاً استراتيجياً، فإن قراراتها يجب أن تكون مبنية على البيانات، لهذا فإن نظم المعلومات يساهم في تقديم المعلومات المطلوبة بالسرعة والوقت المناسب، والتي من شأنها ان تسهل للمدراء والموظفين اتخاذ القرارات السريعة والصائبة بناء على تلك المعلومات التي تم تقديمها.

التطوير والتحسين

بناء على دور نظم المعلومات، فإن البيانات والمعلومات والنتائج التي تم الحصول عليها يمكن ان تجعل المنصب الحالي ان يساهم مساهمة فاعلة في تقديم المقترحات والتحسينات التي من شأنها تطوير الاداء المؤسسي وفق رؤية ثاقبة، تمنح الموارد البشرية مشاركتها في وضع الاهداف الاستراتيجية.

توفير البيانات والانظمة الداخلية:

سيساعد المنصب على توفير بيانات الانظمة والسياسات والاجراءات الداخلية، وبنود قوانين العمل التي سيتم العمل وفقها في كافة ادارات واقسام الشركة، مما يسهل على الجميع الاطلاع عليها والعمل وفق مقتضاها، وهذا ما يسمى بشفافية المعلومات التي تشكل محور الشراكة الاستراتيجية للموارد البشرية ايضاً.

التوجيه الأمثل:

يمكن للمنصب الحالي ان يوجه العاملين في الموارد البشرية انتباههم نحو المزيد من المهام ذات المستوى الاستراتيجي والحاسمة للأعمال، مثل تطوير الاداء وإدارة المواهب، وغيرها من أولويات الاعمال التي يجب العمل عليها باعتبارها جزء من استراتيجية الشركة واهدافها.

من وصف الوظيفة ، حدد أنشطة الموارد البشرية التقليدية ، وأنشطة الموارد البشرية الخاصة بالمعاملات ، وأنشطة الموارد البشرية التحويلية التي يشارك فيها هذا المنصب.

تتضمن انشطة الموارد البشرية مجموعة من الانشطة الرئيسية التقليدية، والتي يصاحبها انشطة الموارد الخاصة بالمعاملات أو العمليات، اضافة إلى انشطة الموارد البشرية التحويل التي يكون لمنصب ادارة نظم المعلومات دوراً فيها، كونها تعمل على نقل تلك الانشطة من العمليات التقليدية الى العمليات الحديثة المرتبطة بالتقنية والتكنلوجيا، ويمكن هنا تقديم مفهوم حول تلك الانشطة كما يلي:

الانشطة التقليدية:

ترتبط الانشطة التقليدية بالبرامج الخاصة بالموارد البشرية والتي تتضمن الآتي:

تخطيط الموارد البشرية

عملية التوظيف

الاستقطاب والاختيار والتعيين

التعويضات

ادارة وتقييم الاداء.

برامج التدريب

أنشطة الموارد البشرية الخاصة بالمعاملات

تتضمن انشطة الموارد البشرية الخاصة بالمعاملات، ما يمكن ان نطلق عليه العمليات اليومية التي يتم تنفيذها في ادارة الموارد البشرية وهي كالتالي:

حفظ السجلات

ادخال البيانات

كشوفات الرواتب

ادارة استحقاقات الموظف

أنشطة الموارد البشرية التحويلية:

تتضمن انشطة الموارد البشرية التحويلية مجموع الانشطة التي من شأنها ان تضيف قيمة للمنظمة، والتي تركز على استراتيجيات مواءمة إدارة الموارد البشرية مع أهداف المؤسسة، او التي يمكن ان نقول بإنه ما تتضمن توسيع الدور التقليدي للموارد البشرية وبطريقة استراتيجية، لهذا يمكن وصف بعض الانشطة التحويلية بناء على الآتي:

 الانتقال إلى دور تحولي يعني ضرورة الموازنة بين المهام الجديدة وواجبات الموارد البشرية التقليدية. هذا يتطلب تخطيط دقيق وجدولة. من الضروري الحفاظ على التوازن بين الاحتياجات التنظيمية وواجبات المعاملات ومتطلبات الإدارة واحتياجات الموظفين، لهذا تتضمن الانشطة التحويلية للموارد البشرية ما يلي:

تحسين كفاءة عمل معاملات قسم الموارد البشرية، هذا يوفر الوقت للتركيز على المبادرات التحويلية، والتي يمكن ان تأخذ مثالاً عليها في أتمته العمليات.

الدعم الاستباقي والمساعدة في تحديد الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة وجعل عمل المعاملات أكثر كفاءة ، وتأمين المشاركة للتغيير من الإدارة.

كيف تلعب وظيفة HRIS دورًا محوريًا في المنظمة

تقديم البيانات إلى الإدارة التي تؤثر على قرارات العمل وتساعد في إعادة تشكيل المنظمة. بالإضافة إلى تعزيز الأهداف التنظيمية.

باستخدام المسؤوليات الرئيسية المحددة لهذا المنصب، اشرح السبب وكيف تلعب وظيفة HRIS دورًا محوريًا في المنظمة

يعود السبب في ذلك إلى العديد من العوامل التي يمكن تصنيفها بالآتي:

 توفير الوقت لموظفي الموارد البشرية، خصوصا في ضوء الوظائف المرتبطة بالعمليات وبالتالي العمل على تحقيق الوظائف التقليدية والتحويلية بما يتماشى مع متطلبات الاداء واستراتيجية المنظمة.
 زيادة فاعلية وكفاءة إدارة الموارد البشرية كشريك استراتيجي للمنظمة.
زيادة القدرة التنافسية من خلال تحسين وتطوير عمليات الموارد البشرية
تحسين وظائف الموارد البشرية بما يتوافق مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة
مساعدة الموظفين في تبني التغيير من خلال اتمتة العمليات وتحفيزهم وتدريبهم على ذلك
كيف تلعب وظيفة HRIS دورًا محوريًا في المنظمة
يأتي الدور المحوري الذي تلعبه وظيفة HRIS من خلال مجموعة من الاستراتيجيات التي يمكن اختصارها فيما يلي:
تقديم المعلومات الدقيقة في الوقت المناسب والمساعدة في عمليات اتخاذ القرار
تقديم المعلومات الجديدة والمستحدثة أولاً بأول
استخدام التكنلوجيا وتقنية المعلومات في تنفيذ المهام الخاصة بالموارد البشرية سوى تلك الداخلية او تلك الخارجية التي تتضمن تقديم خدماتها خصوصا عبر المواقع الإلكترونية والأنظمة المتاحة.
توفير اتصال هيكلي منظم بين الوحدات التنظيمية والأنشطة وزيادة سرعة معاملات المعلومات من خلال قاعدة بيانات واحدة ومتكاملة.
تحقيق رضاء الموظفين من خلال تقديم خدمات الموارد البشرية بجودة عالية وبشكل اسرع واكثر دقة.
عمليات التحليل لكافة المهام والتوجهات التي من خلالها يمكن معرفة الأداء وتقيم كافة المؤشرات التي تسعى المنظمة الى تحقيق أهدافها.